Przejdź do treści
ControlQ.ai

Planowanie kosztów i kontrola wykonania z AI

Każdy kosztma swojego człowieka.

ControlQ.ai buduje model budżetu z danych, które już masz w księgowości. CQ, asystent AI, proponuje strukturę, pozycje i właścicieli kosztów, a Ty sprawdzasz i zatwierdzasz. Potem każda pozycja ma dokładnie jednego właściciela, a każda decyzja swojego autora.

Umów rozmowęZobacz, jak to działa
  • Dla firm od ok. 20 osób
  • Polski plan kont
  • Dane w UE
Plan 2027 · FlotaDane przykładowe
Pozycja budżetowa
Leasing samochodów276 000zł / rok

Konto 402-01 · koszt powstaje w działach Sprzedaż, Serwis i Dostawy

WłaścicielBudżet domenowy Flota · Opiekun flotyZatwierdzone
Zatwierdzone przez: Opiekun floty

Właściciel kosztu: budżet domenowy Flota. Sprzedaż, Serwis i Dostawy widzą swoją część kosztu tylko do odczytu.

Decyzja zapisana w audit trail

Dlaczego ControlQ.ai

Firma wyrosła z Excela, a klasyczny CPM to osobny projekt.

ControlQ.ai jest dla firm od ok. 20 osób i kilku milionów złotych obrotu, także większych, w których budżet przygotowuje kontroler lub dyrektor finansowy, a koszty planuje kilka osób.

Budżet w dziesiątkach plików

Kolejne wersje, scalane arkusze i błędy w formułach. A na takich plikach zapadają decyzje warte miliony.

Spór o to, czyj to koszt

Flota, IT czy media rozlewają się po działach. Każdy je widzi, ale nikt za nie nie odpowiada, a odchylenia wyjaśnia się w wątku mailowym.

Wdrożenie, które samo jest projektem

Klasyczny system CPM to zwykle 200–400 tys. zł wdrożenia i 3–9 miesięcy pracy, głównie nad mapowaniem planu kont na model budżetu.

01Konfiguracja z AI

Od zestawienia obrotów i sald do modelu budżetu w godzinach, nie tygodniach.

Wdrożenie systemu do controllingu zwykle zaczyna się od tygodni warsztatów i ręcznego mapowania planu kont. W ControlQ.ai zaczynasz od pliku z księgowości. CQ przygotowuje propozycję modelu, a Ty ją sprawdzasz, poprawiasz i zatwierdzasz.

< 4 hCel

od wczytania zestawienia do modelu gotowego do planowania

> 80%Cel

propozycji mapowania przyjętych bez zmian

0Zasada

automatycznych akceptacji: każdą propozycję zatwierdza człowiek

  1. Wczytujesz zestawienie obrotów i sald

    Preview

    Plik z Excela lub CSV, który eksportuje każdy system FK. Nie trzeba niczego przepisywać ani przygotowywać szablonu.

    Kwot nie zgaduje AI: plik przechodzi walidację, a każdy wiersz zostaje zapisany jako rekord źródłowy, do którego wrócisz z każdej liczby.

  2. CQ rozpoznaje plan kont i proponuje centra odpowiedzialności

    Preview

    Zespół 4 i 5, konta syntetyczne i analityczne, MPK w osobnej kolumnie albo w analityce. CQ czyta polski plan kont tak, jak czyta go kontroler.

    Każdy kandydat na CO ma dowody: kody MPK, liczbę wierszy i kwoty. CQ nie wymyśla CO bez danych, a gdy czegoś nie wie, pyta.

  3. Powstaje słownik pozycji z właścicielem każdej z nich

    Preview

    Zamiast tysięcy kont: 50–200 pozycji budżetowych, czyli poziom, na którym naprawdę zapadają decyzje.

    Przy każdej pozycji CQ proponuje właściciela: budżet działu (CO) albo budżet domenowy, np. Flota czy IT. Z poziomem pewności i uzasadnieniem, które możesz sprawdzić.

  4. Mapowanie kont i Twoja decyzja

    W rozwoju

    CQ proponuje, które konta trafiają do których pozycji. Pewne propozycje przyjmujesz zbiorczo, średnie przeglądasz po kolei, a niepewne trafiają do Poczekalni: widocznej i policzonej, a nie ukrytej.

    Nie ma auto-akceptu. Każda decyzja ma autora i trafia do audit trail.

Efekt konfiguracjiModel gotowy do planowania: struktura budżetów CO i domenowych, słownik pozycji z właścicielami i zatwierdzone mapowanie. Plan startuje od pustych komórek, bez ukrytych zer i skopiowanej historii.

Co działa dziś

Konfiguracja z AI jest w wersji Preview: wczytanie i analiza zestawienia, kandydaci na CO oraz słownik pozycji z właścicielem. Mapowanie kont i zastosowanie modelu w planie są w rozwoju. Czas i odsetek akceptacji to cele produktu, a nie zmierzone wyniki.

02Budżety domenowe i macierz CO × domena

Jeden koszt. Jeden właściciel. Trzy widoki tej samej prawdy.

Koszty floty, IT czy utrzymania ruchu powstają w wielu działach, ale decyduje o nich jedna osoba. Dlatego każda pozycja ma dokładnie jednego właściciela: kierownika działu (budżet CO) albo lidera domeny (budżet domenowy). Najedź na kwotę albo przejdź po tabeli strzałkami.

Zobacz oczami:
Plan 2027 · koszty roczne w zł · dane przykładowe
Pozycja budżetowaCO SprzedażCO SerwisCO Dostawy
Budżet domenowy FlotaWłaściciel: Opiekun floty
Leasing samochodów
Paliwo
Polisy i przeglądy
Budżet domenowy ITWłaściciel: Kierownik IT
Licencje i oprogramowanie
Sprzęt komputerowy
Pozycje działówWłaściciel: kierownik danego działu
Podróże służbowe
Szkolenia zespołu
Materiały i narzędzia
Pełny koszt działu318 000276 000231 000
Wybrana komórka
Leasing samochodówkoszt powstaje w CO Dostawy
72 000zł / rok
Właściciel
Budżet domenowy Flota
Planuje i koryguje
Opiekun floty
W budżecie CO Dostawy
widoczne, tylko do odczytu
Widok: finanse
  • Budżet CO Sprzedaż88 000
  • Budżet CO Serwis82 000
  • Budżet CO Dostawy28 000
  • Budżet domenowy Flota504 000
  • Budżet domenowy IT123 000
  • Koszt firmy825 000 zł

Każda złotówka ma jednego właściciela, więc suma budżetów to koszt firmy. Nic nie liczy się podwójnie.

Własność

Każda pozycja należy do jednego budżetu. Tylko jego właściciel ją planuje i koryguje.

Widoczność

Dział widzi pełny koszt, który u niego powstaje, także pozycje budżetów domenowych.

Prawo edycji

Cudze pozycje są w budżecie działu tylko do odczytu. Spór „czyj to koszt” rozstrzyga model danych, a nie wątek mailowy.

Komentarze AI do odchyleń: w rozwoju
Przykład: odchylenie z kontekstem, a nie tylko z liczbą

„Koszty działu Dostawy w marcu są o 6 100 zł wyższe od planu. 5 600 zł z tej kwoty to paliwo z budżetu domenowego Flota, poza decyzją kierownika działu.” Szkic komentarza przygotowuje CQ, a akceptuje go właściciel kosztu.

Model odpowiedzialności to autorski pomysł twórcy produktu, dopracowany przez dekadę wdrożeń IQControl, m.in. w ośmiu spółkach Grupy PWN i w Formice. To nie hipoteza, tylko sprawdzona praktyka. Konkurencyjne systemy zwykle mają płaskie MPK.

Skąd wiemy, że to działa
Typowe domeny (zwykle 3–10, każda z realnym liderem):
  • IT
  • Flota
  • Nieruchomości i media
  • Utrzymanie ruchu
  • Marketing
  • HR i szkolenia
  • Ubezpieczenia

03Asystent CQ

Asystent, który tłumaczy liczby i wskazuje człowieka.

CQ będzie stale dostępny w systemie: wyjaśni, skąd wzięło się odchylenie, kto za nie odpowiada i co czeka na decyzję. Każda odpowiedź podaje źródło i właściciela, a każda propozycja czeka na zatwierdzenie.

W rozwoju

Asystent CQ jest w rozwoju i planujemy go w pierwszej wersji produktu. Obok pokazujemy scenariusze, nad którymi pracujemy. Rozmowa jest makietą, a dane są przykładowe.

  • Zawsze podaje źródłoKażda liczba prowadzi do wiersza, z którego powstała.
  • Zawsze wskazuje człowiekaOdpowiedź mówi, kto odpowiada za koszt i kto podejmie decyzję.
  • Nigdy nie zatwierdza samSzkic, propozycja i decyzja mają osobne stany. Zgodę daje człowiek.
Zapytaj CQ:
Asystent CQMakieta · dane przykładowe

Pytanie: Dlaczego koszty floty wzrosły w marcu o 18%?

Odpowiedź CQPropozycja CQWymaga zatwierdzenia

Budżet domenowy Flota w marcu: 49 560 zł wobec 42 000 zł w planie, czyli o 7 560 zł więcej.

  1. 5 600 zł to paliwo w dziale Dostawy. Z komentarza do planu wynika, że od lutego obsługujecie nową trasę.
  2. 1 960 zł to wyższa składka po odnowieniu polis.

Przygotowałem szkic komentarza do odchylenia.

Właściciel
Opiekun floty (budżet domenowy Flota)
Źródło
Wiersze zestawienia obrotów i sald za marzec, konta 402-03 i 409-01
Decyzja człowieka:Zatwierdź komentarzPoprawOdrzuć

Pytanie: Co powinienem zatwierdzić najpierw?

Odpowiedź CQPropozycja CQ

Trzy sprawy blokują pracę innych osób:

  1. Budżet CO Sprzedaż czeka na zatwierdzenie, termin mija dziś.
  2. Odchylenie floty w dziale Dostawy, +5 600 zł: szkic komentarza czeka na akceptację opiekuna floty.
  3. Korekta budżetu IT, licencje +6 000 zł: wniosek czeka od trzech dni.

To propozycja kolejności. Decyzje podejmujesz Ty.

Właściciel
Ty, kontroler; każda sprawa ma też swojego właściciela budżetu
Źródło
Harmonogram wersji planu, przegląd odchyleń za marzec, wnioski o korektę
Decyzja człowieka:Otwórz budżet SprzedażyPokaż wszystkie

Pytanie: Czyj jest koszt nowych laptopów dla Serwisu?

Odpowiedź CQPropozycja CQWymaga zgody kierownika IT

To pozycja Sprzęt komputerowy w budżecie domenowym IT. Planuje ją i koryguje kierownik IT.

Koszt powstaje w dziale Serwis, więc kierownik Serwisu widzi go w swoim budżecie, ale tylko do odczytu. Jeśli zespół potrzebuje więcej sprzętu, zgłasza to kierownikowi IT.

Mogę przygotować taki wniosek o zmianę planu.

Właściciel
Kierownik IT (budżet domenowy IT)
Źródło
Słownik pozycji budżetowych Planu 2027, mapowanie konta 402-07
Decyzja człowieka:Przygotuj wniosekNie teraz

04Zaufanie i kontrola

Liczby, którym kontroler może zaufać.

Kontroler z zawodu nie ufa czarnym skrzynkom. Dlatego każda liczba ma źródło, każda zmiana ma autora, a dane i AI mają jasne granice.

Drill-down do wiersza źródłowego

Z każdej liczby w raporcie przejdziesz do wiersza, z którego powstała. Uczciwie: jeśli wczytujesz zestawienie obrotów i sald, drill-down kończy się na jego wierszu i nie udaje dekretu.

Audit trail od pierwszego zapisu

Każda zmiana zostaje zapisana: kto, co, kiedy, wartość przed i po, w której wersji planu. Rejestr tylko się wydłuża, nikt go nie edytuje. Odtworzysz stan planu z dowolnego dnia.

Dane w UE

Dane finansowe zostają w Unii Europejskiej, także wtedy, gdy przetwarza je AI.

Bez trenowania na Twoich danych

Dane klientów nie służą do trenowania współdzielonych modeli. Zapytania i odpowiedzi AI traktujemy jak Twoje dane.

Polski plan kont od pierwszej linii kodu

Zespół 4 i 5, konta syntetyczne i analityczne, MPK, realia JPK i KSeF. To nie lokalizacja zagranicznego produktu.

Planowanie na poziomie decyzji

50–200 pozycji budżetowych zamiast tysięcy kont. Pełna analityka zostaje w danych źródłowych i służy do drill-downu, a nie do planowania.
Jak to rozumieć

To zasady, na których budujemy ControlQ.ai. Audit trail działa od pierwszej wersji produktu; raporty plan vs wykonanie z drill-downem są w rozwoju. Warunki przetwarzania danych potwierdzamy w umowie.

05Porównanie

Między Excelem a klasycznym CPM.

Excel jest elastyczny, ale nie pilnuje wersji ani odpowiedzialności. Klasyczny CPM daje głębię, ale jego wdrożenie to osobny projekt. ControlQ.ai łączy głębię controllingu z wdrożeniem opartym na Twoich danych. Oto uczciwe zestawienie.

  • Start i koszt wdrożenia

    Excel
    Bez wdrożenia, ale model budujesz i utrzymujesz sam.
    Klasyczny CPM
    Zwykle 200–400 tys. zł i 3–9 miesięcy projektu z konsultantami.
    ControlQ.ai
    Konfiguracja z AI z Twojego zestawienia obrotów i sald. Cel: model w mniej niż 4 godziny.

  • Odpowiedzialność za koszt

    Excel
    Ustalana w mailach i na zebraniach budżetowych.
    Klasyczny CPM
    Zwykle płaskie MPK lub centra kosztów.
    ControlQ.ai
    Macierz CO × domena: każda pozycja ma jednego właściciela, dział widzi pełny koszt.

  • Polski plan kont

    Excel
    Mapowanie ręczne, w formułach.
    Klasyczny CPM
    Systemy globalne: konfiguracja. Polskie: rozumieją, ale z konsultingiem.
    ControlQ.ai
    Zespół 4 i 5, MPK, syntetyka i analityka od pierwszej linii kodu.

  • Wersje i historia zmian

    Excel
    Kopie plików, brak historii zmian.
    Klasyczny CPM
    Wersje są; audit trail bywa osobnym modułem.
    ControlQ.ai
    Kilka świadomych wersji planu i audit trail każdej zmiany od pierwszego zapisu.

  • Komentarze do odchyleń

    Excel
    Pisane ręcznie.
    Klasyczny CPM
    Ręcznie albo jako płatny dodatek.
    ControlQ.ai
    Szkic przygotowuje AI, właściciel kosztu go akceptuje (w rozwoju).

  • Swoboda modelowania

    Excel
    Pełna, razem z pełnym ryzykiem błędów.
    Klasyczny CPM
    Duża, zwykle z pomocą konsultantów.
    ControlQ.ai
    Stały, sprawdzony szkielet; konfigurujesz słownik i głębokość mapowania. To nie arkusz do dowolnych modeli.

Koszty i czas wdrożenia klasycznego CPM to typowe widełki, na których opiera się nasza dokumentacja produktu, a nie oferta konkretnego dostawcy. Nazwy produktów należą do ich właścicieli.

06Historia

Ten model działał w firmach, zanim pojawiło się AI.

ControlQ.ai nie zaczyna od hipotezy. Model odpowiedzialności za koszty dziesięć lat pracował w prawdziwych budżetach. Technologię i interfejs budujemy od nowa, a sprawdzony model i doświadczenie z wdrożeń przenosimy.

  1. 2010–2020IQControl

    System do controllingu i budżetowania, wdrażany komercyjnie, m.in. w ośmiu spółkach Grupy PWN (Wydawnictwo Naukowe PWN) i w Formice, drukarni fleksograficznej.

  2. Przez dekadę wdrożeńMacierz CO × domena

    Budżety domenowe i jeden właściciel każdego kosztu dopracowane na danych i sporach prawdziwych firm.

  3. DziśControlQ.ai

    Ten sam sprawdzony model, nowa technologia i AI: konfiguracja z danych księgowych zamiast tygodni warsztatów.

Kuba ParolAutor modelu odpowiedzialności, twórca ControlQ.ai · SBAIPoznaj SBAI
8

spółek Grupy PWN z wdrożeniem IQControl

10 lat

komercyjnych wdrożeń, w których powstał model

Pytania

Zanim porozmawiamy.

Krótko o danych, AI, wdrożeniu i o tym, co działa już dziś.

Porozmawiajmy

Sprawdźmy, czy każdy koszt w Twojej firmie ma swojego człowieka.

Zostaw kilka informacji o firmie. Odezwiemy się, żeby umówić rozmowę z naszym handlowcem. Bez prezentacji na siłę: zaczniemy od Twoich danych i problemu.

O czym porozmawiamy

  • Skąd bierzesz dane i z jakiego systemu FK korzystasz
  • Kto dziś planuje koszty i gdzie powstają spory o odpowiedzialność
  • Czy budżety domenowe pasują do Twojej firmy
  • Co działa dziś, co jest w rozwoju i jak wygląda droga do wdrożenia

Wolisz e-mail? Napisz na kuba@sbai.pl.

Poproś o rozmowę

Napisz do nas na kuba@sbai.pl. Przycisk otworzy Twój program pocztowy. Wiadomość wyślesz w swojej poczcie.

Napisz do nas